第１章 総 則
（目的）
第１条
この規定は、個人情報の保護に関する法律（平成15年5月30日法律第57号）（以下「個人情報保護法」という。）の規定に基づき、一般財団法人福島県退職教職員互助会（以下「この互助会」という。）が保有する個人情報に関して、この互助会が遵守するべき義務その他個人情報の適正な取扱いについて基本となる事項を定めることにより、個人の権利利益の保護をはかるとともに、事業の適正な運営に資することを目的とする。
第２章 定 義
第２条
この規定において、次の各号に掲げる用語の意義は以下のとおりとする。
①個人情報
生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記載等により特定の個人を識別できるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができるものを含む。）をいう。
②個人情報データベース等
個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。
- 特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの。
- イに掲げるもののほか、個人情報を一定の規則に従って整理することにより特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成した情報の集合物であって、目次、索引その他検索を容易にするためのものを有するもの。
③個人データ
個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
④保有個人データ
この互助会が開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の全てを行うことのできる権限を有する個人データであって、次に掲げるもの以外のものをいう。
- 当該個人データの存否が明らかになることにより、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれのあるもの。
- 当該個人データの存否が明らかになることにより、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがあるもの。
- 当該個人データの存否が明らかになることにより、国の安全が害されるおそれ、国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ、他国や国際機関との交渉で不利益になるおそれのあるもの。
- 当該個人データの存否が明らかになることにより、犯罪の予防、鎮圧、操作、公共の安全と秩序の維持に支障が出るおそれがあるもの。
⑤本人
個人情報によって識別される特定の個人をいう。
第３章 個人情報の取得及び取扱い
（利用目的の特定、変更、取得に際しての利用目的の通知等）
第３条
個人情報を取扱うにあたっては、この互助会が業務を遂行するために必要な範囲内でその利用目的をできる限り特定する。
２
この互助会は、特定された利用目的について、あらかじめこれを公表していない場合には、個人情報を取得した際、速やかに本人に通知又は公表を行う。
３
この互助会は、利用目的を変更する場合には、本人の事前の同意なくして、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行わない。
４
この互助会は、利用目的を変更する場合には、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表する。
５
前２項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
①利用目的を本人に通知又は公表することにより、本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利権益を害するおそれがある場合。
②利用目的を本人に通知又は公表することにより、この互助会の権利又は正当な利害を害するおそれがある場合。
③国の機関又は地方公共団体が法令の定める事項を遂行するにあたり協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知又は公表することにより当該事務の遂行に支障をきたすおそれがある場合。
④取得の状況からみて、利用目的が明らかであると認められる場合。
（利用目的による制限）
第４条
この互助会は、次に掲げる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ることなく、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取扱わない。
２
この互助会は、他の個人情報を取扱う者から事業を承継するに伴って個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ないで、承継前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取扱わない。
３
前２項の規定は、次に掲げる場合は適用しない。
①法令に基づく場合。
②人の生命、身体又は財産の保護のため必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
③国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
（適正な取得）
第５条
この互助会が、個人情報を取得するにあたっては、個人情報保護法をはじめとした法令全般に照らして、違法性のないように留意し、社会的良識からみて妥当と考えられる手段によって行うものとする。
（第三者への提供の制限）
第６条
この互助会は、第４条３項に掲げる事由のある場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供しない。
（委託）
第７条
この互助会が、利用目的の達成のために必要な範囲内において、個人データの取扱いに関する全部又は一部を委託する場合は、その受託者は前６条の第三者には該当しないものとし、本人の同意なく個人データの提供を行うことができる。
第４章 個人データの適正管理義務
（データ内容の正確性の確保）
第８条
この互助会は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つよう努めることとする。
（安全管理措置）
第９条
この互助会は、取扱う個人データの保護を目的とし、個人データへの不正アクセス又は個人データの漏えい、紛失、改ざん、破壊等を防止しその他の安全管理のために必要かつ適切な措置を講ずる。
（委託先の監督）
第１０条
この互助会は、個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合には、委託契約において必要かつ適切な個人データ保護に関する事項について定め、委託先の総合的な安全性を確認するとともに、その取扱いを委託された個人データの安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行うこととする。
２
この互助会が、外部委託先との委託契約を締結するにあたっては、委託契約内容に、守秘義務を取り決めることに加え、個人情報の流出防止をはじめとする保護のための措置が委託先において確保されるよう、委託元となるこの互助会と委託先との責任等を明確に定めることにより、再委託される場合も含めて実効的な監督体制を確保するものとする。
第５章 保有個人データの利用目的の通知、開示、訂正及び利用停止等
（保有個人データに関する事項の公表等）
第１１条
この互助会は、保有個人データに関し、次に掲げる事項について、本人の知り得る状態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。）に置くこととする。
①互助会の名称
②すべての保有個人データの利用目的（第４条３項の第①号から第③号のいずれかに該当する場合をのぞく。）
③次に掲げる事項の求めに応じる手段及び次のａ又はｂの事項を求められたときの手数料の額。
ａ 保有個人データの利用目的の通知
ｂ 保有個人データの開示
ｃ 保有個人データの内容の訂正、追加又は削除
ｄ 保有個人データの利用の停止又は消去
ｅ 保有個人データの第三者への提供の停止
④保有個人データの取扱いに関する苦情及び問い合わせの申し出先。
（保有個人データの利用目的の通知）
第１２条
この互助会は、本人から、本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたときには、前条に基づく措置をとることにより、遅滞なく、これを通知することとする。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合には、この限りではない。
①前条の規定により当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合
②第３条５項第①号から第③号までに該当する場合
２
この互助会は、前項の規定に基づき求められた保有個人データの利用目的を通知しない旨の決定をしたときには、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知する。
（保有個人データの開示）
第１３条
この互助会は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの開示（当該データが存在しないときにはその旨を知らせることを含む。）を求められたときには、本人に対し、書面の交付による方法（本人が同意した方法があるときは、当該方法）により遅滞なく当該保有個人データを開示することとする。
２
前項の求めにもかかわらず、開示することにより、次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。なお、開示しない旨の決定をしたときには、本人に対し、その旨を遅滞なく通知する。
①本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合。
②この互助会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合。
③他の法令に違反することとなる場合。
（保有個人データの訂正等）
第１４条
この互助会は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないという理由によって当該保有個人データの訂正、追加又は削除（以下「訂正等」という。）を求められた場合には、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人データの内容の訂正等を行う。
２
前項の求めに基づき、当該保有個人データの内容の全部若しくは一部について訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、その旨（訂正等を行ったときは、その内容を含む。）を遅滞なく本人に通知する。
（保有個人データの利用停止）
第１５条
この互助会は、保有個人データを本人の同意なく目的外利用していたこと、保有個人データが不正に取得されたこと、本人の同意がなく保有個人データの第三者提供を行っていたことを理由として、本人から利用の停止等（保有個人データの利用の停止、消去又は第三者への提供の停止）を求められた場合には、違反の是正のために必要な限度で、遅滞なく当該措置を行うものとする。
２
前項の利用の停止等を行った場合には、その旨を遅滞なく本人に通知することとする。
３
第１項の利用の停止等の求めが、違反を是正するための必要な限度を超えている場合又は手続き違反である旨の指摘が正しくない場合には、当該利用の停止等は行わない。また、利用の停止等を行わない場合には、その旨を本人に通知するものとする。
（理由の説明）
第１６条
この互助会は、保有個人データの利用目的の通知、開示、訂正、利用停止等において、その措置をとらない旨又はその措置と異なる措置をとる旨を本人に通知する場合には、併せて本人に対して、その理由を説明するように努めることとする。
（開示等の求めに応じる手続き）
第１７条
この互助会は、本人が開示等を求める場合において、担当窓口が容易に分かり、かつ、開示等の請求手続きを円滑に行うための体制を明確にするため、開示等の求めを受け付ける方法として、次の各号に掲げる事項を合理的な範囲で定め、本人の知り得る状態に置くものとする。
①開示等の求めに際して提出すべき書面（電磁的方法その他、人の知覚によっては認識することが出来ない方法で作られる記録を含む。）の様式、その他の開示等の求めの受付方法（郵送等）。
②開示等の求めをする者が本人又は第３項に規定する代理人であることの確認の方法
③次条１項の手数料の徴収方法
２
この互助会は、本人に対し、開示等の求めに関し、その対象となる保有個人データを特定するに足る事項の提示を求めることができる。この場合において、この互助会は、本人が容易かつ的確に開示等の求めをすることができるよう、当該保有個人データの特定に資する情報の提供その他本人の利便を考慮した適切な措置をとる。
３
開示等の求めは、未成年者又は成年被後見人の法定代理人、又は開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人によってすることができる。
（手数料）
第１８条
この互助会は、保有個人データの利用目的の通知、又は保有個人データの開示を求められたときは、当該措置の実施に関し、手数料の額を定め徴収することができる。
２
前項の手数料については、実費を勘案して合理的であると認められる範囲において、その額を別に定める。
第６章 個人情報保護の体制
（推進体制の明確化）
第１９条
この互助会は、個人情報保護全般の取りまとめを担当する部署及び個人情報保護管理者を明確化し、本規程を遵守すべき責任の所在を明確にする。
２
個人情報の漏洩等の事故が発生した場合には、速やかに事故の経緯及び被害状況等を調査し、復旧のための必要な措置を講じる。また、その事案並びに責任の程度等を勘案し、関係者の処分を行うものとする。
（推進体制の整備）
第２０条
この互助会は、個人情報保護を推進するための体制を整備し、明確化する。
（個人情報保護に関する教育）
第２１条
この互助会は、個人情報を取扱う役職員等に個人情報保護の重要性を徹底させるため、個人情報保護に関する教育内容を徹底し、個人情報の管理体制の強化を図るものとする。
第７章 苦情処理
（苦情処理）
第２２条
この互助会は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努める。
２
この互助会は、前項の目的を達成するために、必要な体制の整備に努める。
第８章 雑 則
（改廃）
第２３条
この規定の改廃は、理事会で行う。
附 則
１．この規程は、2005年（平成17年）6月1日から施行する。
附 則
１．この規程の名称変更は、2014年（平成26年）4月1日から施行する。